Jeg har i et par tilfælde oplevet at både offentlige og private organisationer har udviklet forretningskritiske applikationer i Microsoft Word. Nogle af løsningerne er rigtig gode, og andre er rent ud sagt “kritiske”.
Makroprogrammering i kontorpakken (uanset hvilken kontorpakke) bør begrænses til opgaver, som hører kontorpakken til. Forretningskritiske applikationer bør altid afvikles på serveren, og data bør altid være opbevaret i en database på serveren.
Dokumentdannelse fra fagsystemer, f.eks. ESDH-systemet i en kommune, bør foregå uden for selve fagsystemet, og under ingen omstændigheder i kontorpakken (makroer). I de tilfælde, hvor resultatdokumentet ikke efterfølgende skal redigeres, bør resultatet være en PDF/A-fil og ikke en Word-fil.
Magenta ApS har skrevet en “betænkning” om ESDH-systemers integration med kontorprogrammer. Rapporten ligger på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside1.
Rapporten konkluderer at den traditionelle makrobaserede integration ikke længere lever op til de behov vi oplever, nu og i fremtiden:
- Offentlige myndigheder står på kort sigt overfor krav om at levere korrespondance til borgerne gennem Digital Post. Kravet til PDF-dokumenterne er, at de skal være i et særligt format, som egner sig til langtidsarkivering og samtidig tilgodeser handicappede. Dette format hedder PDF/A 1a, og i dag er der i praksis ingen fagsystemer, som kan levere PDF-filer i det format.
- I den offentlige sektor har man et ønske om objektiv sagsbehandling, hvilket betyder at flere opgaver skal løses automatisk, og færre opgaver skal kræve manuel indblanding fra personalet. Ved at indføre en fælles mulighed for at danne PDF-filer af god kvalitet, kan de enkelte myndigheder gradvist flytte dokumentdannelsen hen i mod at benytte PDF-dokumenter frem for redigerbare kontordokumenter.
- Både offentlige myndigheder og private virksomheder har i høj grad et ønske om at frigøre sig fra afhængigheden til enkelte produkter og leverandører. Med DokumentBrokeren bliver det at danne et dokument, en opgave, som er helt uafhængig af kontorprogrammet, hvilket gør skift af kontorprogram en triviel opgave.
- Tendensen på arbejdsmarkedet går i mod, at vi ikke længere sidder foran en Windows-pc fra 9 til 16. Vi arbejder fra hjemmearbejdspladsen, i toget, med smartphones og tavlecomputere. Brugerne stiller krav om at kunne benytte sit eget udstyr, også til arbejdet. Bring you own device forudsætter fuldstændig uafhængighed af platform og installeret software.
